Як правило, працівники проти тайм-трекінгу. Чи ні? Останнє опитування бізнес журналу AIN показало, що 60% респондентів нейтрально ставляться до обліку робочого часу. 14,6% розповіли, що така практика позитивно впливає на якість роботи й допомагає встигати більше. Все більш популярними стають спеціальні програми обліку робочого часу, хоча 51,7% опитаних досі самостійно заповнюють кількість відпрацьованого часу.
Ми вирішили підняти питання автоматизованого тайм-трекінгу тому, що його популярність це лише питання часу. Візьмемо зміни в бізнесі за останній рік. Ви справді вважаєте, що хтось буде витрачати час на заповнення папірців? Ба більше, якщо вже давно придумали, як це автоматизувати. Втрачений час коштує грошей. Подивимося, які є способи впровадити автоматизований облік робочого часу так, щоб кількість противників з 27,6% звести до нуля. І при цьому не втратити ефективність роботи.
Що взагалі таке цей ваш тайм-трекінг?
Тайм-трекінг — це спосіб, за допомогою якого роботодавці відстежують діяльність працівників і їх залученість у роботу. Найчастіше компанії використовують сервіси, які враховують тільки відпрацьований час. Деякі програми пропонують розширений функціонал, з можливістю:
- записувати використані сайти й програми;
- аналізувати наскільки продуктивно працівник використовує робочий час;
- робити знімки екрану і веб-камери;
- автоматично розраховувати погодинну зарплату;
- створювати завдання і проекти й бачити не тільки статус «закрито», а також — статистику виконання; враховувати час витрачений на перерви, наради й роботу за межами комп'ютера.
Як впровадити тайм-трекінг без стресу для працівників?
Ми склали покрокову інструкцію для того, щоб керівники могли донести персоналу цінність і мотивувати їх вести тайм-трекінг. Поради, якими ми ділимося тут, засновані на зворотному зв'язку наших клієнтів і власному досвіді.
#1 Розкажіть про переваги обліку робочого часу
Облік робочого часу — це перш за все робота ваших працівників і тільки потім – успіх бізнесу. Іноді досить заздалегідь пояснити команді причину відстеження часу. Просте розуміння «чому» може мати велике значення для їх мотивації. Переконайтеся, що всі у вашій команді усвідомлюють цінність тайм-трекінгу і те, яку користь це принесе їм самим. Побудуйте довірчі й прозорі відносини. Якщо ви все зробите правильно, можливо вам не знадобляться наступні поради.
#2 Встановіть чіткі правила
Гірше тотального контролю може бути тільки нерегулярний — «сьогодні хочу, завтра не хочу». Щоб працівники осмислено відстежували свій час, вам знадобиться система. Перед початком обліку, поясніть всім членам команди, як правильно це робити й хто буде перевіряти результат. Як і в першому пункті, розуміння того, чому щось має бути зроблено певним чином, спростить впровадження системи.
#3 Допоможіть кожному працівнику з базовими налаштуваннями
Якщо ви хочете, щоб підопічні використовували облік робочого часу, важливо, щоб вони відчували, що ви йдете їм назустріч. І ще, чим менше перешкод між користувачем і системою, тим більша ймовірність, що вони її успішно приймуть. Тому, вибирайте тайм-трекер, роботу якого не потрібно запускати й зупиняти. Важливо, щоб всі зміни налаштувань автоматично оновлювалися на всіх комп'ютерах. По суті, персонал повинен робити 2-3 кліка і бачити все, що йому потрібно.
#4 Діліться звітами
Обмін інформацією відмінний спосіб укріпити довіру. Якщо у вас є екран на стіні офісу, використовуйте його для демонстрації даних з тайм-трекера. Єдине, не слід використовувати публічний осуд, якщо ви незадоволені робочими звичками людини.
#5 Запитуйте, слухайте і чуйте
Ваші працівники — фахівці в бізнесі. Оскільки вони день за днем працюють з тонкощами, їх відгуки неоціненні для прийняття правильних рішень і коригувань. Слідкуйте за тим, як команда адаптується до обліку часу. Якщо у них є якісь проблеми, побоювання або пропозиції, використовуйте ці відгуки для поліпшення вашої системи. Чим легше їм буде, тим більша ймовірність, що вони збережуть цю звичку.
Тайм трекінг без стресу — запорука тривалої співпраці
Багато тайм-трекерів пропонують як явний, так і прихований спосіб моніторингу. Наші поради більше стосуються першого методу, оскільки ми його використовуємо у своїй компанії й бачимо реальні результати. Немає нічого поганого в прихованому режимі, просто ви повинні вибирати під себе і враховувати цілі, поставлені перед програмою.
Суть тайм-трекінгу в тому, щоб працівники свідомо вели облік робочого часу. Продуктивно людина працює близько 5 годин. Решту часу крадуть відволікаючі фактори, такі як перегляд соціальних мереж, читання новин і спілкування з колегами поза роботою — ось трійка кращих. Якщо працівникові не донести цінність тайм-трекінгу, а вона в тому, щоб навчиться продуктивно використовувати час, — він буде думати, що зможе залишатися на вершині своєї роботи, просто приходячи й подовжуючи зелену смужку. (Так позначається продуктивний час в Yaware.TimeTracker).
Ми сподіваємося, що ці поради допоможуть вам досягти успіху в тайм-трекінгу і знайти систему, яка підійде команді. Ви можете зіткнутися з деякими опором, але не зупиняйтесь! Як тільки люди почнуть відстежувати час, ви здивуєтеся, наскільки це безболісно. І, звичайно ж, багато в чому успіх залежить від правильного інструменту.
Як і у випадку з будь-яким програмним забезпеченням, не біжіть за першим-ліпшим. Спочатку протестуйте пару тайм-трекерів і подивіться, який з них підходить для вашого поточного і майбутнього бізнесу. На щастя, Yaware.TimeTracker пропонує безкоштовну пробну версію на 2 тижні, так що ви можете випробувати повний функціонал без будь-яких обмежень.
