дистанційна робота як оформити

Коли в результаті пандемії багато компаній переводили працівників на віддалену роботу, не було часу на те, щоб досконало розібратися в юридичних аспектах нового формату. По правді, і акти, які мали би це регулювати, в той час ще були на розгляді у Верховній Раді.

Тепер же в законодавстві зафіксували дистанційну і надомну роботу, яка між ними різниця? Як правильно оформити співпрацю з дистанційним працівником? Чи зобов’язаний роботодавець забезпечувати дистанційного працівника обладнанням і вести облік робочого часу?

Розбираємось з Софією Ковальчук — юристом компанії MagneticOne.

Яким актом регулюється дистанційна робота?

27 лютого 2021 р. набув чинності ЗУ «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо удосконалення правового
регулювання дистанційної, надомної роботи та роботи із застосуванням гнучкого режиму
робочого часу» від 04.02.2021 № 1213-IX
(далі — «Закон»). Цей Закон містить такі суттєві нововведення до Кодексу законів про працю України (далі — «КЗпП»):

  1. У ст.60 КЗпП зафіксовано поняття «гнучкого режиму робочого часу» — це форма організації праці, за якою допускається встановлення іншого режиму роботи, ніж визначений правилами внутрішнього трудового розпорядку. За умови дотримання встановленої норми тривалості робочого часу.Гнучкий режим робочого часу передбачає:
    – фіксований час, протягом якого працівник обов’язково повинен бути присутнім на робочому місці та виконувати свої посадові обов’язки;
    – змінний час, протягом якого працівник на власний розсуд визначає періоди роботи в межах встановленої норми тривалості робочого часу;
    – час перерви для відпочинку і харчування
  2. У ст.60-1 КЗпП врегульовано «надомну роботу» — це форма організації праці, за якої робота виконується працівником за місцем його проживання або в інших визначених ним приміщеннях і характеризується наявністю закріпленої зони та технічних засобів, необхідних для виконання обов’язків поза робочим приміщенням.
  3. У ст.60-2 КЗпП врегульовано «дистанційну роботу» — це форма організації праці, за якої робота виконується працівником поза робочими приміщеннями чи територією власника або уповноваженого ним органу, в будь-якому місці за вибором працівника та з використанням інформаційно-комунікаційних технологій.

        Таблиця: Основні відмінності між надомною та дистанційною роботою

        Критерій Надомна робота Дистанційна робота
        Яке місце виконання роботи працівником? За місцем проживання працівника або в інших визначених ним приміщеннях, що характеризуються наявністю закріпленої зони, але поза виробничими чи робочими приміщеннями роботодавця В будь-якому місці за вибором працівника поза робочими приміщеннями чи територією роботодавця, але можливе поєднання з роботою у робочому приміщенні роботодавця, якщо про це вказано у трудовому договорі
        Чи фіксоване робоче місця працівника та його зміна? Зафіксоване та не може бути змінене з ініціативи працівника без погодження з роботодавцем Працівник самостійно визначає робоче місце та несе відповідальність за забезпечення безпечних і нешкідливих умов праці на ньому
        Чи поширюється на працівників загальний режим роботи роботодавця? Так, якщо інше не передбачено трудовим договором Ні, працівник розподіляє робочий час на власний розсуд, якщо інше не визначено трудовим договором
        Яка тривалість робочого часу? Не може перевищувати норм, передбачених ст. 50 і 51 КЗпП Не може перевищувати норм, передбачених ст. 50 і 51 КЗпП
        Чи є «період відключення»  вільний час для відпочинку, під час якого працівник може переривати комунікацію з роботодавцем?Ні Так, період відключення  визначається у трудовому договорі про дистанційну роботу.
        Як ведеться облік виконаної роботи? Роботодавець самостійно вирішує, в який спосіб доручати працівникові роботу і контролювати її виконання, та забезпечує достовірний облік виконаної роботи У порядку, передбаченому трудовим договором про дистанційну роботу
        На кого покладається  забезпечення матеріалами та інструментами, необхідними для виконання працівником роботи? На роботодавця, якщо інше не передбачено трудовим договором. Працівник, у разі використання своїх інструментів, має право на компенсацію відповідно до ст.125 КЗпП. На роботодавця, якщо інше не передбачено трудовим договором. Працівник, у разі використання власного  або орендованого ним обладнання, має право на   відшкодування витрат пов’язаних з виконанням дистанційної роботи.

         

        Як правильно оформити співпрацю з дистанційним працівником?

        Компанії потрібно оформити такі документи: 

        1. заява працівника про перевід (прийняття) на дистанційну роботу,
        2. наказ (розпорядження) роботодавця про переведення на дистанційну роботу,
        3. ознайомлення працівника з наказом (розпорядженням) роботодавця про переведення на дистанційну роботу,
        4. письмовий трудовий договір про дистанційну роботу (не обов'язково на час загрози поширення епідемії, пандемії, необхідності самоізоляції працівника у випадках, встановлених законодавством, та/або у разі виникнення загрози збройної агресії, надзвичайної ситуації техногенного, природного чи іншого характеру),
        5. письмовий договір про повну матеріальну відповідальність, лише якщо працівник досяг 18-річного віку і користується обладнанням та засобами роботодавця, наданими йому для виконання роботи (не обов'язково).

        Завантажте безкоштовний проект шаблону трудового
        договору про дистанційну роботу

        Чи має роботодавець забезпечувати дистанційного працівника обладнанням?

        Так. Порядок забезпечення обладнанням регулюється трудовим договором про дистанційну роботу, а у разі відсутності у трудовому договорі необхідного положення таке забезпечення автоматично покладається на роботодавця, який організовує встановлення та технічне обслуговування відповідних засобів, а також оплачує витрати, пов’язані з цим.

        Згідно ст.60-2 КЗпП, порядок і строки забезпечення обладнанням, подання працівниками звітів про виконану роботу, виплати працівникам компенсації за використання належного їм або орендованого ними обладнання, порядок відшкодування витрат, визначаються трудовим договором про дистанційну роботу.

        Чи можна оформляти лікарняний під час дистанційної роботи?

        Виконання дистанційної роботи не тягне за собою будь-яких обмежень обсягу трудових прав працівників.

        Згідно ч.1 ст.18 ЗУ «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 23.09.1999 № 1105-XIV (далі — «Закон №1105») страхуванню у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності підлягають особи, які працюють на умовах трудового договору (контракту), цивільно-правового договору, на інших підставах, передбачених законом.

        Отож, якщо дистанційну роботу працівника було оформлено згідно КЗпП, тоді працівник є застрахованою особою у розумінні Закону №1105 та має право на відкриття лікарняного та його оплату на загальних умовах — як і решта працівників.

        До слова, дистанційний працівник має такі ж трудові права на відпустки, вихідні, тощо, як і будь-яка інша людина, що працює з офісу.

        Чи є обов’язковим облік робочого часу дистанційних працівників?

        Облік робочого часу дистанційних працівників є бажаним, щоб гарантувати той факт, що загальна тривалість робочого часу працівника не перевищує норм, передбачених ст.50 і 51 КЗпП — 40 годин на тиждень. До того ж, згідно ст.65 КЗпП роботодавець повинен вести облік надурочних робіт кожного працівника.

        Облік робочого часу корисний і тоді, коли персонал працює згідно гнучкого режиму робочого часу з гарантованим періодом відключення чи згідно фіксованого режиму робочого часу, що визначається у трудовому договорі про дистанційну роботу. У цьому випадку, роботодавець зобов’язаний забезпечити облік відпрацьованого часу та ефективний контроль
        за найбільш повним і раціональним використанням робочого часу працівником
        (ст.60-2 КЗпП та ст.60 КЗпП).

        Багато компаній використовують тайм-трекери: це законно?

        У нашій компанії теж встановлена програма обліку робочого часу Yaware.TimeTracker з метою контролю дотримання співробітниками робочих обов’язків та обліку робочого часу працівників.

        Використання подібних сервісів не суперечить чинному трудовому законодавству України, але роботодавцю важливо зафіксувати у трудовому договорі згоду працівника на використання тайм-трекера.

        Примітка: Інформація, розміщена у цій статті, не є юридичною консультацією і не призначена для юридичної консультації; натомість вся інформація, вміст та матеріали, доступні у цій статті, призначені лише для загальних інформаційних цілей. Інформація у цій статті може становити не найсвіжішу юридичну чи іншу інформацію. 

        Register

        Відповісти

        Ваша електронна адреса не буде опублікована. Обов'язкові поля позначені *