“Скільки насправді потрібен час, щоб виконати вчасно проєкт? Чи є можливість, що оплачується непродуктивна робота співробітників?”. Такі питання все частіше ставлять як керівники проєктів, так і власники бізнесів.
У статті ми розповімо, що впливає облік робочого дня. І наведемо реальні приклади змін у компаніях після запровадження обов'язкового контролю.
У чому суть обліку робочого часу?
Одне із завдань полягає в тому, щоб зрозуміти, скільки часу команда приділяє виконанню проєктів. Ця інформація допоможе визначити, чи витрачає ваш бізнес більше часових ресурсів, ніж потрібно. Якщо так, то що можна зробити для підвищення ефективності. Для керівника — це спосіб встановлювати терміни, визначати пріоритети проєктів і делегувати завдання. Якщо показники часу не відстежуються, немає розуміння того, як працює бізнес.
Типи інструментів для відстеження часу
Коли справа доходить до відстеження часу, існує ряд широких варіантів, кожен з яких пропонує різне поєднання функцій, простоти використання та, звичайно ж, вартості. Одним із прикладів відстеження часу є розклади, однак вони можуть займати багато часу та покладатися на те, що члени команди роблять точні записи часу у всьому, що вони роблять.
Системи таймерів додають можливість працювати за часом для конкретного завдання, і ними можна керувати через програму. Прості у використанні, вони забезпечують автоматичний підрахунок часу, проте для перемикання між завданнями потрібно введення даних користувачем, і якщо співробітник забуває це зробити, це може порушити ефективність даних, що генеруються.
Останній тип — це програмне рішення, яке відстежує роботу, що виконується у фоновому режимі, шляхом інтеграції програмної платформи до існуючих систем. Це означає, що кожен співробітник повинен використовувати платформу протягом свого робочого дня, але автоматичне відстеження усуває потенційну помилку з процесу відстеження.
Приклади ситуацій До/Після впровадження програми для обліку часу
Ситуація До: “Нам потрібно було розуміти, наскільки віддалені працівники займаються роботою, а не чимось іншим. Ми хотіли бачити звіти і ставити менше запитань безпосередньо працівникам.”
Ситуація Після: «Ми бачимо, якщо час витрачається не туди і розуміємо, що з цим робити. TimeTracker це ще один інструмент, який допомагає працівникам бути продуктивнішими.»
Ситуація До: До впровадження обліку робочого часу 50% працівників запізнювалися, 70% витрачали час на соцмережі.
Ситуація Після: «Головний інструмент будь-якого керівника, будь-якого власника бізнесу – це прозора система, де можна відстежити продуктивність співробітника. Для нас це був прорив, прорив компанії, коли ми впровадили цю програму: і щодо продуктивності, і щодо мотивації”.
Ситуація До: “Коли ще був тестовий період використання трекера, у відділі клієнтської підтримки ми знайшли кількох співробітників, у яких недоцільне використання робочого часу було понад 40 відсотків”.
Ситуація Після: “Програма має політику розподілу сайтів на продуктивні та непродуктивні. Навіть якщо людина відпрацювала 8 годин, можна зрозуміти, що вона робила. Це дуже важливо. Після запровадження обов'язкового обліку показник недоцільного використання робочого часу знизився до 10 відсотків.”
Чому контроль за використанням часу таки потрібен?
Облік робочого часу необхідний будь-якої компанії. Якщо ви хочете переконатися, що люди працюють продуктивно і роблять те, що повинні робити, вам потрібен добрий спосіб відстежувати їх прогрес. Навіть якщо це особистий проект, використання обліку часу може допомогти підвищити вашу продуктивність, оскільки ви можете легко перевірити, скільки часу ви витрачаєте на кожен вид діяльності.
