Типовий день офісного працівника зазвичай рідко проходить без відеодзвінків, листів електронної пошти, мобільних додатків та інструментів для спільної роботи. До цього переліку варто ще додати перемовини з колегами, обмін текстовими повідомленнями, телефонні дзвінки та соціальні мережі. Здавалося б, по-окремо такі відволікання не впливають на продуктивність роботи. Проте, якщо розглядати ці фактори разом, стає цілком зрозуміло, чому часте перенесення уваги з однієї діяльності на іншу не приносить ніякої користі працівникам.
Що таке “переключення уваги”?
Переключення уваги (іншими словами, багатозадачність) передбачає одночасне виконання двох чи більше складних, але не пов'язаних між собою завдань. Найчастіше люди переключаються між цими видами діяльності через випадкові проміжки часу. Така уривчаста поведінка може бути викликана зовнішніми факторами (наприклад, колеги відволікають інших співробітників) або тим, що працівники вирішили перервати власний робочий процес.
Чому це шкідливо?
Однією з основних проблем переключення уваги є те, що працівники рідко усвідомлюють, що проблема взагалі існує. Наприклад, дослідження Каліфорнійського університету в Ірвіні показало, що переміщення уваги з однієї задачі на іншу є звичайним явищем серед технічних працівників.
В одній фінансовій фірмі 57% ІТ-персоналу переривалися під час щоденних завдань і витрачали всього 11 хвилин на кожне завдання, перш ніж перейти на інше. Потім співробітники брали участь у двох або більше проміжних заходах, перш ніж відновити виконання початкового завдання.
Такі перерви особливо шкідливі, якщо врахувати, що середній час досягнення максимальної концентрації становить 15–20 хвилин. Це дослідження показало, що співробітники з такою ж ймовірністю відволікалися за власною ініціативою або ж за сприяння інших людей.
У своїй книзі Quality Software Management: Systems Thinking вчений-комп'ютерник Джеральд Вайнберг каже, що постійне переключення уваги може знизити продуктивність працівників на 80%. За словами Вайнберга, робітник втрачає 20% продуктивності з кожним новим завданням, що одночасно виконується.
Багатозадачність призводить до зниження якості роботи
У компаніях можуть припустити, що зниження уваги корелюватиме з меншою продуктивністю, але це не зовсім так. Наприклад, в іншому дослідженні Університету Каліфорнії в Ірвіні дослідники виявили, що співробітники, які часто відволікалися, просто працювали швидше, щоб компенсувати різницю.
Робітники враховували (подумки) час, який вони втратили через ці перерви, і компенсували його наприкінці. У той час як співробітники, які «підштовхують» себе, можуть відчувати, що не відстають від своїх колег, якість їхньої роботи в довгостроковій перспективі страждає.
Переключення уваги також надає емоційний вплив на працівників. Тиск від жонглювання декількома завданнями та термінами створює стрес та занепокоєння. Деякі кажуть, що виконання додаткових завдань робить людей щасливішими, але дослідження говорять про інше.
Співробітники часто визнають почуття провини через те, що не встигають, і в них може розвинутися занепокоєння якістю своєї роботи. Згідно статті Harvard Business Review про багатозадачність і щастя, кількість часу, що витрачається на завдання, корелює з відчуттям щастя.
Що ви можете зробити, щоб покращити роботу працівників?
Ось декілька ідей, як ви можете допомогти працівникам концентруватися над виконанням робочих завдань:
- Допоможіть співробітникам визначити пріоритети щодо завдань, що потребують максимальної зосередженості та зусиль.
- Разом із робітниками плануйте час у календарі для виконання цілеспрямованої роботи та час для зустрічей з іншими членами команди.
- Спробуйте використовувати режим фокусування (focus mode) у Yaware TimeTracker.
- Надайте співробітникам можливість працювати з дому, коли їм потрібен для цього час.
- Заохочуйте співробітників робити перерви протягом дня. Існують різні думки про те, якою тривалістю мають бути ці інтервали: від 25 до 90 хвилин зосередженої роботи та перерви від 2 до 30 хвилин. Для кожної людини важливо знайти те, що найкраще працює для неї.
Як дізнатися, чи ці зміни працюють?
Для того, щоб простежити позитивну динаміку змін, не обов’язково чекати завершення звітного періоду по досягненню цілей компанії. Система для обліку робочого часу, така як Yaware TimeTracker, формує звіти (щодня, щотижня, щомісяця), відповідно до яких можна зробити висновки про час зосередженої роботи працівників, присутність чи відсутність перерв, час, проведений на непродуктивних ресурсах та зустрічах. Керівники за допомогою тайм-трекера можуть не тільки налагодити роботу всередині компанії, а й допоможуть працівникам запобігти перевтоми та вигорання.
