Успешное внедрение Yaware — Укргипромез

В компании работает около трехсот сотрудников. Условно этих сотрудников можно разделить на группы: производственный отдел (разрабатывают документацию для заказчиков), отдел сопровождения и обеспечения.

Как на счет пандемии, вы работаете удаленно или в офисе?

Объявление локдауна создало серьезную проблему. Чтобы люди могли приехать на работу, в компании организовали транспортировку сотрудников. В отличие от современных компаний, которые привлекают только молодых специалистов, в Укргипромезе работают сотрудники в возрасте, с высоким риском заболеть.

С ростом показателей заболеваемости в начале пандемии было принято решение отправить на дистанционную работу большинство рабочих и предоставить технику для работы. Сейчас большинство работает в офисе. Также была проведена вакцинация в два этапа: сотрудники получили вакцину для защиты здоровья.

Укргипромез — социально сознательная компания, в которой организованно и структурно подошли к моральной и организационной поддержке сотрудников на время пандемии.

Почему решили в компании внедрять тайм-трекер?

Институт был основан еще при Советском Союзе. В настоящее время компания развивается, проводится политика поощрения новых кадров и удержания ценных кадров с опытом работы на данном предприятии.

«Для того чтобы мы могли анализировать, кто из сотрудников уделяет больше внимания рабочим задачам и заслуживает дополнительной мотивации и увеличения заработной платы, мы решили «измерить температуру» по компании — кто как работает. Как платить человеку большую зарплату? Нужно показать, что сотрудник качественно выполняет работу и оцифровать рабочий день. Для нас важно, чтобы человек эффективно использовал рабочее время: решал задачи, а не просто просиживал дни на работе»  

Что изменилось после внедрения тайм-трекера?

Компания Укргипромез только начала свой путь пользования Yaware после тестового периода. Программу установили на 60 компьютеров, это ⅓ всего количества рабочих мест. Далее запланировано масштабирование программы: установка трекера сотрудникам, работающим удаленно. Все только началось, но уверены, что начата большая работа, которая приведет к качественным изменениям.

«Люди должны понять, что ситуация меняется. Как у компании, у которой нет оцифрованной системы, дают оценку по работе сотрудников? Есть начальник отдела, который может сотрудника защищать, или давать субъективную оценку, которая звучит примерно так: «хорошо», «плохо», «мы немного подтянем». Такая оценка не конструктивна.»

Сергей Парубец отметил, что руководителю подразделений сложно с такой оценкой работать, потому что нужно полностью полагаться на оценку начальника отдела. Руководитель не может сказать, что какой-то сотрудник работает плохо и много подставляет. Такая особенность людей, люди друг друга поддерживают, плохо ни о ком не скажут. Соответственно, точечную работу с сотрудником проводит начальник только по личной инициативе.

“У нас в компании есть те, кто работает 10, 20, 40 лет. Соответственно, как когда-то настроил сотрудник работу, так и работает сегодня. К сожалению, не всегда скорость и активность сотрудника одинакова, она может изменяться в процессе. Субъективная оценка не всегда подходит, нужна цифровая. В таком случае будет учитываться не только количество часов, проведённых на работе, но и количество решенных задач. Для того чтобы подтянуть некоторых сотрудников, все же нужно «мерить температуру» всем одновременно, иногда точечно подсказывать, направлять, и давать конкретные рекомендации по каждому сотруднику и отдельному отделу», — рассказал Сергей.

«Социальные изменения только начались, сейчас люди осознают, что нужно будет измениться, более ответственно относиться к рабочему времени. Также момент дистанционной работы: людям иногда сложно сконцентрироваться, мы это все понимаем. Обсуждался момент при выборе системы о том, что человек не может отработать восемь часов, не покладая рук. Это работа умственная — человек должен делать перерывы, менять интенсивность работы. Можно даже открыть какую-нибудь игру, посмотреть видео — это тоже допускается. Нужно подходить с пониманием. Если человек вообще никакой работы за день не сделал, тогда это проблема. Если она работает определенными этапами, так организовав свое время — это нормально. Этот инструмент не принимает решения, все равно решение принимает человек, но измерить температуру нужно»

В компании стремятся оценивать работу справедливо. Кто работает больше других и качественно — имеет право получать больше. Тот, кто не загружен работой или меньше работает, получает соответствующую оплату.

В Укргипромез поднимают ряд важных вопросов: от правильной оценки, мотивации персонала до равноценного обмена между компанией и работником. Речь также идет о том, что решения принимают люди, а не инструменты. Это позволяет принимать аргументированные решения и строить эффективную систему работы.

Как сотрудники восприняли использование Yaware? Как вы сообщили, как вы готовились, как это произошло?

В 2012-2013 годах в компании внедрялись системы, которые боролись с утечками информации, поскольку Укргипромез обладает большим количеством уникальных наработок и знаний. Использовали разработку белорусской компании контринформационной безопасности. К сожалению, смогли купить небольшое количество лицензий, так как система достаточно дорогостоящая. Кроме того, компания не может приобрести какую-либо программу, так как является государственной и должна соблюдать перечень ограничений и рекомендаций СБУ.

Использовали систему Mirabase, покупали до 30 лицензий. Система была сложной для масштабирования и оценки результатов. Руководителю отдела было сложно проанализировать отчеты, уделяя не более 10 минут в неделю или месяц. Программа довольно сложная.

“Если нужно контролировать сотни сотрудников, то 20-30 лицензий недостаточно. Программу нужно устанавливать на всех рабочих местах, чтобы работники не чувствовали социального неравенства”, — поделился Сергей.

Что касается внедрения самого тайм-трекера, то на предприятии действовали постепенно. Сотрудникам объясняли, что система необходима, чтобы справедливо оценивать работу и время. Справедливость — это важно. В рабочее время человек должен заниматься рабочими задачами.

«Справедливость, на мой взгляд, в оценке работы крайне важна, особенно для профессиональных и ценных сотрудников. Оскорбляет, когда один работает мало, другой работает много и получают они примерно одинаковую зарплату — это демотивирует, приводит к тому, что лучшие кадры уходят. Это большая опасность, для предприятий, у которых есть «мозг»»

Скажите, пожалуйста, почему вы выбрали Yaware? Почему остановились на нас?

«У системы Yaware есть простые отчеты, которые у нас уже начали называть «колбаска». За день рисуется колбаска — красная или зеленая. По ней просто анализировать. Открыть отчет за неделю, текущий день, как по сотруднику, так и по отделу, и увидеть эти колбаски — здесь и пяти минут будет достаточно, чтобы сориентироваться в ситуации»  

Сергей Парубец отметил, что для компании удобно работать с SAAS. Не нужно иметь серверы внутри компании, содержать персонал, который будет эти серверы обслуживать, настраивать, разворачивать, бороться с разными проблемами. Система подходит для всех форматов работы: офисный, удаленный или гибридный.

Что вы можете посоветовать предпринимателям, которые находятся в поиске подобной системы учета рабочего времени?

Сергей Парубец отметил, что в теории сложно определиться с выбором программы. Необходимо тестировать. В Yaware пробный период длится 14 дней. Программу лучше устанавливать на большем количестве компьютеров. На основе сформированных отчетов руководство оценит и увидит необходимость в программе. Или отклонит внедрение, если у предприятия другие задачи.

В компании Укргипромез рассматривали для сравнения бесплатную систему по учету рабочего времени. У нее недостаток — человек должен сам нажимать кнопку и указывать, какую работу выполняет. За тестовый период обнаружили, что рабочие не хотят фиксировать активность, им это не нужно. Поэтому в компании пошли по пути автоматической системы: начали пользоваться системой Yaware, которая сама фиксирует деятельность в течение рабочего дня. Сотруднику никаких действий предпринимать не нужно.

Плюс Yaware состоит в том, что программа работает автономно. Не нужно работнику делать лишних движений и нажимать «старт-стоп».

«До руководства нужно донести информацию о том, что не нужно людей этой системой наказывать. Она должна являться помощником и важным инструментом для удобства, поддержки работы организации. Тайм-трекер не должен быть висящим над сотрудником Дамоклевым мечом и может привести к тому, что в любой момент человека за это накажут. Сотрудники — основа предприятия. Тайм-трекер должен помогать, способствовать развитию и влиять на получение вознаграждения за справедливо вложенные в компанию усилия.»