Когда на предприятии ведется учет рабочего времени предпочтение всегда отдается большим задачам. Такие задачи занимают больше времени (больше одного рабочего дня), а потому считаются значительнее задач мелких. Не совсем верное решение.
Что такое “мелкая задача”?
“Мелкими” называют типовые задачи, которые возникают на протяжении дня. Их продолжительность вымеривается в часах или даже минутах. К таким задачам можно отнести:
- составление отчета;
- написание письма;
- звонок;
- планирование;
- и так далее…
Любая задача, касающаяся прямой деятельности лишь косвенно и занимающая не столь много времени может считаться мелкой. И с ней, обычно, не считаются вообще.
Почему это важно?
На самом деле из таких мелких задач состоит около 40% рабочего времени каждого сотрудника. И когда планирование задач этого факта не учитывает — появляются неточности. Например, существенно возрастает риск слишком загрузить сотрудников или наоборот — недогрузить. Поэтому любая постановка задач должна происходит с учетом задач типовых (т.е. мелких).
Олег программист. Его главная задача нас сегодня — закончить проект. Следовательно, весь день он работает над этой задачей. Однако, в плане на день существуют еще и мелкие задачи, которые также необходимо выполнить. Поэтому время от времени он отвлекается от главной задачи и: заполняет отчет, ставит задачи на следующий день, подгоняет коллегу с его задачей, чтобы закончить вовремя.
Что в этой ситуации не так? В конечной результате проект закончен к дедлайну, и все мелкие задачи выполнены, НО! Если посмотреть на это в разрезе времени, то мы увидим, что отчет Олег заполнял целых полчаса (вместо отведенных 15 минут), задачи ставил полтора часа, и с коллегой провел около часа. То есть суммарно у нас более 2х часов потраченного впустую времени. При том, что Олег регламента не нарушил и все задачи выполнил вовремя.
Что делать?
Время на решение мелких задач следует обязательно учитывать иначе мониторинг сотрудников нельзя считать полным. Для этого проводится учет затраченного времени и собранные данные учитываются во время планирования. Для этого попросите коллег записывать затраченное время для решения определенной задачи на протяжении некоторого времени (месяц). После этого усредните результаты и создайте норму затраченного времени по каждой из задач.
Упростить управление мелкими (да и основными) задачами можно с помощью специализированных программ. К ним относятся программы учета времени и контроля задач, CRM-программы, онлайн-сервисы и т.д.
