Сотрудники часто забывают записать, сколько времени они потратили на задачу или проект. А может, они просто не знают, как отследить свое время. И это делает работу бухгалтеров еще более сложной, поскольку им нужны все цифры, чтобы правильно вести счет.
По этой причине многие компании решили внедрить программы для учета рабочего времени за компьютером. Они не только улучшают работу сотрудников, но и помогают бухгалтерии.
Что такое учет рабочего времени?
Отслеживание времени — это измерение и документирование отработанных часов. С помощью технологий предприятия также могут отслеживать дополнительные данные, такие как эффективность и продуктивность сотрудников. От методологий управления проектами и систем бухгалтерского учета до процессов сотрудничества и коммуникации. Отслеживание времени может позволить предприятиям и сотрудникам работать на беспрецедентных уровнях. Мы рассмотрим самые популярные системы учета рабочего времени.
№ 1 Система чести
Представьте, вы являетесь владельцем консалтингового агентства SEO. Вы только что завершили месячную работу. В проекте участвовали вы и еще трое членов команды. Чтобы выяснить, какой счет выставить клиенту, вы спросите их, сколько часов они потратили на проект. Затем берёте ответы, получаете приблизительную оценку того, сколько часов вы проработали, и соответственно готовите счет.
Плюсы: быстро и просто.
Минусы: довольно неточно; если ваши клиенты хотят узнать, как вы вели счет за оплачиваемые часы, у вас не будет отчета.
№ 2 Метод электронных таблиц
Excel и Google Sheets бесконечно гибкие. Они могут легко использоваться для записи того, сколько времени вы тратите на проекты или отдельные задачи. Все, что нужно сделать, — это создать пять столбцов: Дата, Активность, Время начала, Время окончания и Время работы. Также можно добавить столбец для имени клиента и почасовую ставку. В любом случае, каждый раз, когда вы работаете над чем-то другим, просто войдите в свою электронную таблицу. Вы можете попросить своих работников сделать то же самое.
Плюсы: бесплатно.
Минусы: ввод времени вручную может стать утомительным.
№3 Программные обеспечения
Приложение для отслеживания времени не требует усилий — вам нужно просто открыть таймер с подсчетом рабочего времени и нажать старт, а по завершении работы остановить его. Учет рабочего времени офисных сотрудников не всегда является синонимом недоверия. Хотя обеспечение ответственности сотрудников за время, потраченное на выполнение задачи, обычно имеет значение. Особенно в тех компаниях, где услуги в значительной степени зависят от времени, затраченного на предоставление.
Плюсы: у вас будут объективные данные.
Минусы: включение и выключение таймера утомительны. Кроме того, сотрудники могут забыть о кнопках «Старт» или «Пауза» — тогда весь подсчет собьется.
Автоматический тайм-трекер
Если вы не хотите запускать и останавливать таймер вручную, вы можете выбрать Yaware.Timetracker. Автоматический учет рабочего времени включен постоянно.
Плюсы: вы не просто узнаете, сколько времени ваши сотрудники тратят на каждую задачу, вы также узнаете, какие приложения используются чаще всего. Кроме того, легко узнаете, кто из сотрудников работает вполсилы, а кто явно перерабатывает. Есть отчет по опозданиям, уходам с работы пораньше, прогулам, перерывам, общей продуктивности.
Минусы: подходит только для того, чтобы вести учет рабочего времени за компьютером.
Преимущества автоматического учета рабочего времени
От лучшего понимания того, как вы и ваша команда проводите рабочий день от более точных тарифов выставления счетов до лучших рабочих процессов проекта и большей прозрачности, учет рабочего времени персонала имеет огромное количество долгосрочных преимуществ:
1. Измерение производительности и возможностей
Помимо отслеживания посещаемости и прогулов, программы также помогают измерять эффективность работы сотрудников на основе фактических часов, потраченных на выполнение определенной задачи. Время, затрачиваемое на выполнение задачи, может быть объяснено практическими трудностями, отсутствием навыков, двусмысленностью инструкций или множеством других причин, которые указывают на возможности улучшения на рабочем месте.
Узнайте:
2. Точный клиентский счет
Для заданий, оплачиваемых по часам, важно отслеживать количество фактических часов, потраченных на проект клиента, чтобы убедиться, что вся тяжелая работа компенсирована. Автоматизированное отслеживание рабочего времени сотрудника обеспечивает доступность записанных данных, что делает работу видимой и отслеживаемой.
3. Самодисциплина и мотивация
Даже самые преданные сотрудники могут потерять мотивацию при выполнении нескольких задач. Борьба со списками дел и отвлекающими факторами затрудняет точное отслеживание прогресса. Отслеживание времени работы может оказаться полезным для оценки собственного прогресса и причин задержки. Это также может помочь работникам рассмотреть лучшие альтернативы, расставить приоритеты для важных задач.
Посчитайте, сколько времени работают сотрудники и посмотрите, что именно забирает больше всего ресурса. Бесплатно 2 недели. Регистрируйтесь!
