как рассказать сотрудникам о программе учета рабочего времени

Играли когда-то в ассоциации? Если бы вы попробовали повторить это с персоналом, то со словами «учет рабочего времени» сразу ассоциируются «шпионаж», «нарушение », «слежка». Как изменить отношение сотрудников к трекеру и организовать мониторинг, комфортный для руководителя и подопечного? Ниже поговорим об этом.

Первое впечатление

Опоздания, срывы дедлайнов, постоянные отмазки — лишь часть причин, которые побуждают руководителя установить программу учета рабочего времени. Но, внедрение такого инструмента часто воспринимается в штыки и может повлечь за собой недовольство сотрудников, иногда увольнение. Чтобы персонал не чувствовал себя униженным, рекомендуем начинать установку сверху вниз: от директора, к линейному руководителю и сотруднику. Так вы покажете, что программа создана для того, чтобы каждый член команды научился эффективно использовать время. В течение всего процесса внедрения сохраняйте дружественный тон. Избегайте слов «слежение» и «контроль».

Скачайте инструкцию:

«Как объяснить сотрудникам что их время теперь считают?» + ПРИМЕРЫ писем

Сотрудников пугает не сам факт установки трекера, а то какие данные он может собирать. Поэтому, как можно раньше объясните персоналу зачем устанавливается трекер, какие процессы он отслеживает и продемонстрируйте функционал.Получите обратную связь и все вопросы, который возникнут в сотрудников, вынесите на обсуждение при следующей вашей встрече. Постоянно акцентируйте внимание на плюсах программы. Объясните, как заработок подопечных зависит от эффективного использования времени.

Преимущества для сотрудника

Персоналу все равно, почему это важно для компании. Они ищут ответ на вопрос: «Что мне с этого?» Поэтому, отдельно остановитесь на преимуществах программы для сотрудника.

Экономия времени 

Сутки успешных людей не длятся дольше, они просто эффективно используют время. Программа покажет сотрудникам какие непродуктивные занятия воруют их время, поможет избавиться от вредных привычек и быть более продуктивными достигать высоких целей.

Справедливая оценка

Теперь не будет членов команды, которые усердно работают и никто этого не замечает. Используя данные с трекера, руководитель увидит старательных сотрудников и то, каких результатов они достигают для компании.

Длительность задач 

Некоторые менеджеры понятия не имеют, сколько времени требуется на выполнение того или иного задания. Дело не в том, что они плохие руководители, просто они давно отошли от рутинной деятельности. Благодаря трекеру, у сотрудника будут четкие доказательства того, что он усердно выполнял задание и это занято час, а не 5 минут, как предполагалось раньше.

Профилактика выгорания

Переработки хороши только в одном случае: когда нужно срочно закрыть задание. Если сотрудники постоянно задерживаются на работе, то программа покажет менеджеру все овертаймы и поможет нормировать график. Сотрудник перестанет работать допоздна, вредя своему здоровью, а руководитель получит выспавшегося и продуктивного работника на следующий день.

Читайте также: Мониторинг сотрудников за компьютером — это вообще законно?

Как явный мониторинг развивает самоконтроль?

Yaware.TimeTracker ведет открытый и скрытый мониторинг. Наша компания всегда рекомендует использовать первый вариант, уведомлять сотрудников об установке трекера и давать им возможность просматривать свою статистику. Так развивается самоконтроль персонала. То есть, вы можете наблюдать за подопечными, штрафовать за пробелы в статистике и даже увольнять. Но таким образом вы не решаете проблему, а временно ее устраняете. На вакантное место придет новенький, который, как и предыдущий сотрудник, не умеет следить за своим временем. Будут те же непродуктивные занятия и срывы дедлайнов.

Самоконтроль означает, что персонал учится эффективно использовать рабочее время, а начальник в это время не контролирует, а мотивирует с помощью программы. В открытом режиме мониторинга сотрудник видит статистику работы личном кабинете — деятельность за день, список использованных ресурсов, непродуктивные занятия.

Как сохранить приватность на рабочем месте?

Если вы поговорили с сотрудниками перед установкой — они ознакомлены с возможностями программы и понимают то, что трекер не имеет доступа к их личной информации. Чтобы развеять оставшуюся долю сомнений, обсудите с персоналом дополнительны принципы, которые помогут сохранить приватность на рабочем месте:

  1. Не проводить финансовые операции с офисного компьютера;
  2. Частные переписки открывать только дома;
  3. Не хранить личные документы на рабочем компьютере;
  4. Использовать подключение к интернету компании только в целях работы;
  5. Вести корпоративную переписку вежливо и без оскорблений кого либо.

Сегодня большинство предприятий контролируют персонал тем или иным способом. С помощью нескольких вдумчивых шагов и соответствующего поведения, работник может легко защитить приватность. Это также упростить внедрение программы учета рабочего времени. Если после применения всех рекомендаций, сотрудники против установки системы — наш менеджер проведет онлайн-презентацию программы для всего персонала. Нужна помощь? Мы на связи!

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.