Как говорится, врага нужно знать в лицо. А чтобы не допускать ошибок в отчетности нужно сперва понять, откуда они беруться.
Типичные ошибки
Составляя ежедневный отчет сотрудники часто допускают типичные ошибки. Иногда это просто промах, результат забывчивости; иногда — намеренное коверкание фактов.
Больше всего ошыбок допускаются при указании:
- начала работы над задачей;
- продолжительности работы;
- начала и окончания рабочего дня;
- начала и окончания перерыва.
К чему приводит “липовая” отчетность?
На первый взгляд ничего страшного в нескольких минутах ошибки нет. Однако, неправильно составленный отчет рабочего дня грозит вот такой цепочкой:
- неправильно собранные данные по работе;
- следовательно на их основе неправильно складывается план дальнейшей работы;
- теряется эффективность;
- падает показатель продуктивности;
- недовольные клиенты/заказчики;
- уменьшается/недополучаеться прибыль.
То есть, банальная ошибка или недочет в отчетности ведет к прямому уменьшению прибыльности предприятия.
Как предотвратить?
Главный вопрос: как написать отчет правильно и как проследить, чтобы другие делали так же?
Если отчет пишите Вы
Возьмите в привычку сразу записывать любое свое действие. Начало работы над задачей и окончание. Добавляйте комментарии во время работы. Можете поставить таймер или напоминания.
Если отчет пишет сотрудник
Объясните ему, почему это важно. Вы удивитесь, но большинство людей даже с весомым рабочим стажем не понимают важность отчетности и относятся к своей работе весьма халатно.
Придумайте наказание за неправильное ведение отчетности в виде хотя бы небольших штрафов, лишения премии или выговоров. К сожалению, наказание — один из лучших способов донести информацию до сотрудника.
Решение для обоих
Конечно, в виду развития техники и технологий, намного эффективнее идти в ногу со временем и использовать в работе специализированные программы. Сюда относятся CRM, онлайн-планеры и программы учета времени. Или, как Yaware.TimeTracker, всё вместе.
Такие программы сами ведут отчетность, контролируя работу сотрудников, и предоставляют данные руководителю за определенный период. В некоторых программах, как, например, в Yaware, можно настроить виды отчетов, которые будут присылаться, время отчетности и ее периодичность. Кроме того, и руководитель, и сотрудник могут посмотреть отчетность в любое время (с разными уровнями доступа) за любой период работы.
Благодаря автоматическому сбору информации, ошибки минимизируются и не требуют дополнительных усилий ни от сотрудников, ни от руководителя.
Можете начать с простой оптимизации и постепенно переключится на программу. Или подключить к программе только некоторых сотрудников, отчет по работе которых Вам наиболее интересен. А можете оставить всё как есть в надежде, что сотрудники сами всё поймут и исправятся. Главное, чтобы Вы знали: погрешности в отчетах встречаются намного чаще, чем хотелось бы. И только Вы решаете — делать что-нибудь с этим или нет.
