Эффективно контролировать персонал помогает не только мониторинг их действий за компьютером, но и контроль выполнения задач. Контроль выполнения сотрудниками поручений может происходить с помощью CRM-программ, Yaware.TimeTracker или благодаря отчетности и правильно составленным чек-листам.
Что?
Составление чек-листа считается одним из самых простых и наименее затратных с точки зрения бюджета методов контроля выполнения. Что это такое? Чек-лист любой работы это, по сути, описание задачи, составленное в виде списка подзадач. Чек-лист может использоваться как проверочный лист и как лист-гид или напоминание.
Для чего?
С помощью чек-листа легко узнать о состоянии выполнения работы, на каком этапе находится сотрудник и что еще нужно сделать. Чек-лист незаменимая вещь в любой сфере и для любой профессии: существует чек-лист для ресторанов и промышленных предприятий, чек-лист администратора, маркетолога, для seo и других специалистов.
Общепринятые правила
Правила того, как правильно составить эффективный чек-лист едины для всех вышеперечисленных видов и многих других.
#1. Обо всем по порядку
Не пытайтесь в одну строку втиснуть всё. Чек-лист придуман для того, чтобы разбивать задачи, так разбейте их как можно мельче. Выделяйте каждый подпункт. Если в задаче существует подзадача “купить скрепки”, то нужно создать подзадачу “отнести скрепки в бухгалтерию”. Прописывайте в чек-листе всё и по очереди!
#2. Научитесь утверждать.
Не “отнести”, “отнесены”. Прописывайте задачи так, как будто они уже выполнены. Цель чек-листа — проверка выполнения, то есть того, что уже сделано.
#3. Волшебное число “20”.
Правильное оформление чек-листа предвидит не больше 20 пунктов. Не превышайте эту норму. Если для задачи требуется больше пунктов — разбейте ее на подзадачи. Упрощайте.
Как внедрить?
- Протестируйте чек-лист вместе с сотрудниками, убедитесь, что он удобен в использовании;
- Оформление должно быть эстетичным;
- Дайте свободный доступ к чек-листам нужным сотрудникам.
