Случалось ли Вам ловить себя на мысли, что Вы повторяете что-то сотруднику не в первый раз?

Или замечать, что при выполнении знакомого задания сотрудники делают одни и те же досадные ошибки, попусту растрачивая время?

Если да — тогда самое время поручить сотрудникам составление чек листов.

Чек лист (Check list — контрольный список) — список, содержащий ряд необходимых проверок для какой-либо работы.  Отмечая пункты списка, сотрудник может узнать о состоянии/корректности выполнения этой работы.

Важность чек листов трудно переоценить. Каким бы опытным ни был сотрудник, в спешке он может легко забыть важную деталь. Возьмем,  к примеру, распространённую ситуацию — подготовка к участию в выставке. Это очень дорогостоящее мероприятие. Одна упущенная деталь — не напечатанные вовремя флаера — может стоить половины бюджета.

Чек листы могут применяться в самых разных сферах: существуют чек листы для официантов, для пилотов, для маркетологов, для веб-дизайнеров.

Ниже правила создания чек листов, которые помогут Вашим сотрудникам создать полезный и качественный инструмент.

Правила составления чек листов

1. Один пункт — одна операция

Пункты чек листа  — это минимальные полные операции. Что это значит?

Заказать изготовление визиток и и доставить визитки в офис — это 2 разные операции.

Поэтому, в чек листе они отображаются отдельными пунктами:

                  визитки заказаны

                  визитки доставлены в офис

2. Пункты написаны в утвердительной форме

Целью чек-листа является проверка готовности, поэтому лучше составлять пункты в утвердительной форме — “заказаны, доставлены”. Сравните формулировку:
“заказать визитки” и “визитки заказаны”. Второй вариант требует большей ответственности.

3. Оптимальное количество пунктов — до 20

Чек листы не должны быть длинными. Оптимальное количество пунктов  — до 20. Если требуется, лучше разбить задачу на несколько этапов и составить к каждому этапу отдельный чек лист.
Пример чек листа:
Чек_лист_дизайнера

Эффективное внедрение чек листов

1. Тестирование

После составления чек листа, пройдите мысленно все пункты вместе с сотрудником. Допишите то, что было упущено. Расставьте пункты в правильном порядке. Внесите правки.

2. Оформление

Чек лист должен выглядеть эстетично — тогда с ним будет приятней работать.

3. Удобный доступ

Организуйте общий доступ сотрудникам к документам, чтобы в нужный момент их легко можно было распечатать. Отпечатайте получившийся список в виде таблицы (если чек лист заполняется каждый день).

Преимущества использования чек листов

  • Структурирование информации в голове сотрудника. При записывании необходимых действий, у сотрудника чётко вырисовывается нужная последовательность задач.
  • Повышение скорости обучения новых сотрудников. Не нужно повторять в сотый раз последовательность операций. Достаточно провести короткий инструктаж и дать чек лист для самостоятельной работы.
  • Высокий результат, уменьшение числа ошибок. Как уже говорилось в начале статьи, чек листы помогают избежать проколов и ошибок по невнимательности.
  • Взаимозаменяемость сотрудников.
  • Экономия рабочего времени — сотрудники будут значительно меньше времени тратить на переделывание задач.

Примеры полезных чек листов для бизнеса в интернете

Запуск сайта
Чек лист дотошного дизайнера
Еженедельный чек лист руководителя проекта
Создание Landing Page

Создавая чек-лист, помните: Вы создаете его в первую очередь для сотрудника, он должен интуитивно понимать что к чему и не теряться среди всех прописанных вами пунктов. А уже анализ выполнения задач лучше проводить с помощью специализированных програм. Например, Yaware.TimeTracker, которая позволяет не только создавать и делегировать проекты и задачи, но и контролировать их на всех этапах выполнения, анализировать статистику и продуктивность каждого сотрудника. Попробывать новый функционал можно здесь. Или зарегистрируйтесь и получите 14 дней бесплатного пользования — протестируйте прежде, чем купить!