Как сосредоточиться на важных задачах

Вот уже близится конец рабочего дня, куча работы переделана, а чувство, что ничего важного вы так и не сделали остаётся? Что ж, нас таких много. Череда исследований, результаты которых опубликовал журнал Consumer Research, показала, что люди обычно выбирают задачи с коротким дедлайном, даже если задачи с менее срочными сроками были такими же легкими и обещали большую награду.

Это естественно, что человеку хочется поскорей избавится от поставленной задачи. Парадокс, в том, что любые важные задачи редко бывают быстрорешаемы и характерны долгосрочностью. В отличии от задач менее важных. Например, действительно важные задачи могут соприкасаться с:

  • личными ценностями (например, время на любимое хобби или посиделки с семьей);
  • желанием общественного признания (взять лидерство в коллективе или стать известным блоггером);
  • повышением жизненных навыков (посещение дополнительных курсов и тренингов);
  • предотвращением катастроф (ежегодное обследование у врача или внеплановая проверка состояния отчетности).

Скорее всего, эти приоритетные задачи вертятся в голове, в то время, как вы работаете над задачами, связанными со временем: резервируете гостиничный номер для конференции, чистите електронный почтовый ящик или пишите еженедельную рассылку.

Что же делать? Я собрала небольшой список практических стратегий и советов, которыми пользуюсь сама. Главное — не зацикливайтесь на чем-то одном и не ожидайте мгновенный результат. Вместо этого попробуйте все стратегии, и выберите ту, которая больше всего вам подходит. Она будет постепенно перемещать вас в правильном направлении, и не потребует больших усилий.

Дайте себе больше времени

Исследования показывают, что планирование, когда и где вы будете делать что-то, делает более вероятным то, что задача будет выполнена.

Для очень важных и долговременных задач существует стратегия, которую мы назвали «очистка колод». Ее суть состоит в том, чтобы целый день посвятить решению только одной приоритетной задачи.

Непривычные, но важные задачи тяжело поддаются временным описаниям — сложно сказать, сколько времени потребуется мне на изучение итальянского языка. Работа над ними часто кажется более неуклюжей, чем эффективной. Это еще одна из причин, почему мы склонны такие задачи откладывать. Стратегия «очистки колоды», занимающая полный день, даже если кажется чрезмерной, может быть полезна в этих случаях.

Конечно, у вас не выйдет проделывать такое каждый день. Но постарайтесь выделить хотя бы один день в неделю или постройте свой рабочий график так, чтобы оставалось свободное время. В большинстве случаев, такая “щель” в графике может и не использоваться, но лучше ей быть, когда она понадобиться.

Выделите наиболее важные части важных задач

Большие задачи часто требуют постепенного прогресса. Возьмем в пример мой итальянский: в идеале мне нужно изучить его на разговорном уровне. Однако, было бы полезно начать с изучения наиболее распространенных словосочетаний и фраз.

Ставя цель с самого начала так высоко, вы рискуете оставить ее, так и не начав. Попробуйте следующее: создавая цель, создайте также ее демо-версию. Напоминаем, чтобы ваша оригинальная версия и полуразмерная версия были бок о бок, и спросите себя, какая из них — лучшая (более реалистичная) на данный момент. Если ваша задача по-прежнему кажется устрашающей, уменьшайте ее до тех пор, пока ее решение не перестанет вас пугать. У вас может быть цель, которая составляет одну четверть или одну десятую размера того, что вы изначально планировали, но это более достижимо. И как только вы начнете, вы всегда можете продолжать идти.

Предостерегайте и управляйте чувством тревоги

Многие важные задачи включают в себя мысли о вещах, которые могут пойти не так, что вызывает беспокойство. Примеры: создание завещания, расследование плана, планирование преемственности для вашего бизнеса, фактическое чтение ваших страховых полисов или создание плана управления кризисом.

Даже когда задачи не предусматривают созерцания катастроф, те, у кого есть потенциал для больших выплат в будущем, обычно имеют склонность к беспокойству. Общие примеры важных, но потенциально тревожных задач включают в себя:

  • развитие новых дружеских отношений,
  • создание чего-то сложного в первый раз,
  • прошение о том, что вы хотите,
  • неудобные разговоры,
  • столкновения и решения ошибок,
  • сражения с большыми многомесячными задачами, где нужно терпеть постоянные колебания уверенности в себе и сомнения во всем проекте.

Вообщем говоря, работа над важными вещами обычно требует умения бороться с постоянным стрессом и чувством беспокойства. Вот персональный пример: чтение работы писателей, которые лучше меня, полезно для улучшения моих навыков, но это вызывает зависть и социальное сравнение. Признание и маркировка конкретных эмоций, которые делают эмоциональный вызов эмоциональным, не является основным, но эффективным шагом для снижения этих эмоций.

Вы сможете лучше преследовать цели, связанные с выходом за пределы своей психологической зоны комфорта, если у вас есть первоклассные навыки управления своими мыслями и эмоциями.

Уделяйте меньше времени на несущественные задачи

Неважные задачи имеют неприятную тенденцию занимать больше времени, чем нужно. Например, вы решили проконтролировать сотрудников. Но пока вы соберете все данные, пока узнаете причины, по которым некоторые данные отсутствуют — вы потратите уйму времени.  В будущем вы можете ограничить себя тем, что контролируете только определенные части работы, автоматизировать процесс, или выделить время на это.

Стратегия принятия более быстрых решений также может помочь. Когда вам нужно сделать решение, лучше сделать его быстро, чем придумать идеальное, требующее больше времени.

Ставьте в приоритет задачи, способны уменьшить количество срочных, но не столь важных задач

В современной жизни легко попасть в ловушку быть «слишком занятым, преследуя коров, чтобы построить забор». Стремитесь избежать сценариев, где вы решаете одни и те же проблемы или даете те же инструкции, сново и сново. Решением может стать аутсорсинг, автоматизация, оптимизация рабочего процесса или создание шаблонов для повторяющихся задач. Пытайтесь инвестировать время один раз, чтобы настроить систему, которая позволит вам сэкономить ваше время в будущем, например, настроить систему учета времени или контроля выполнения задач, а не контролировать все самостоятельно.

Обратите внимание на то, что помогает увидеть (и отслеживать) общую картину

Когда мы сбиты с толку, трудно увидеть общую картину. Обратите внимание на то, что обычно помогает вам в этом. Мне, например, отлично чистит голову время, проведенное где-то в лесу или в парке. Нет ничего лучше тишины, чистого воздуха и отсутствия людей вокруг, чтобы сосредоточиться на том, где я сейчас и каково положение дел. Таблицы и схемы также неплохо помогают. Перерывы помогут вам перестать спускаться вниз, не понимая куда вы катитесь и что вообще происходит вокруг.

Еще одна вещь, которая помогает мне сосредоточиться на моих важных целях, — это догнать коллег, которых я вижу каждые полгода или около того. Неизменно это включает в себя предоставление друг другу новостей о том, что мы делали и что мы пытаемся сделать.

Отслеживание использования времени также может помочь, но недостатком является то, что для этого требуется не слабая сила воли. Я использую приложение Yaware.TimeTracker, чтобы легко отслеживать, сколько времени я трачу на разные сайты. Отчеты просматриваю каждую неделю.

Независимо от того, что поможет вам увидеть общую картину, не пропустите эти вещи. Кроме того, после таких действий дайте себе время на анализ текущего положения и планирование действий в будущем.

Если вы пытаетесь сейчас воспользоваться одним из способов, не обременяйте себя слишком сильно. Разница между крайними сроками, типом задач и собственным эмоциональным восприятием происходящего делает эту борьбу почти что универсальной.  Не ожидайте от себя слишком многого. Вы способны добиться всего.

Вам просто нужно время.

Регистрация