Совещания — дороги. Так пусть они стоят этих денег.

sovВсе знают, что совещания дороги. Если подсчитать, сколько времени тратится на совещания в компании, а потом перевести это время в деньги — получится значительная сумма. А если ещё учесть то время, которое требуется сотрудникам, чтобы вновь войти в поток, выходит и того больше.

Именно поэтому, успешная компания просто не может себе позволить проводить скучные совещания, которые отбываются как повинность.

Что же сделать, чтоб сотрудники шли на совещания с удовольствием, а после совещаний с горящими глазами принимались за работу?

Мы собрали советы известных предпринимателей о том, как сделать совещания эффективными. При этом важно, чтоб ответственность за результативность совещаний несли как руководители, так и сотрудники.

1. Определить повестку дня и объявить её всем участникам

Это поможет вынести на обсуждение действительно важные вопросы. К примеру, информацию про рядовые обновления продукта можно разослать всем участникам по электронной почте. А на совещание вынести вопрос по разработке стратегии и выполнению планов.

Определить цели и задать тон совещания — одна из основных обязанностей лидера.
Каждая встреча должна начинаться простым вопросом: Почему мы здесь и чего мы должны достичь?

2. Поощрять конструктивные конфликты на совещаниях

По мнению Патрика  Ленсиони, автора книги “5 пороков команды”, конструктивные конфликты на совещаниях — это признак “хорошего здоровья” команды. И наоборот, ровные скучные совещания свидетельствуют о том, что члены команды не доверяют друг другу и боятся обсуждать острые вопросы.

Руководителю важно поощрять сотрудников к активному обсуждению наболевших вопросов и добиваться принятия решения по ним. В результате коллективного обсуждения все члены команды имеют возможность услышать друг друга, понять аргументы “за” и “против”. Это помогает избавиться от интриг и обид, перейти от ожидания к действиям.
Сотрудникам важно понять, что совещания — это не скучная повинность, а возможность а обсудить проблемы, которые мешают достижению целей.

Итак, результатом конструктивного конфликта всегда должно быть принятое решение.
В своей книге Патрик Ленсиони наглядно демонстрирует, что если сотрудники не участвуют в принятии решений, они не чувствуют ответственности за их внедрение. Это, ведёт к развитию таких пороков как нетребовательность друг к другу и незаинтересованность в результатах работы. Очень рекомендую эту книгу к прочтению и руководителям, и сотрудникам (читается на одном дыхании)

3. Внести элемент неожиданности

Вот как решил разнообразить совещания Александр Михайлов, директор IT компании. В своем блоге он пишет:

“По опросу сотрудников, ежедневные планёрки подавляющему большинству нравятся, но многим они приелись из-за однообразия. Вместе с исполнительными директорами  было принято решение — совмещать планёрки с «мини-аттестациями», которые не отнимают много времени.

Для реализации задуманного, исполнительный директор (он проводит планёрки) по каждому сотруднику готовит списки вопросов и одного-двух человек на планёрке спрашивает что-то из его области знаний — «чем отчёт базовый отличается от отчёта расширенного?», «для чего делается маркетинговый аудит?» и так далее.

В результате

  • сотрудники внимательно слушают руководителя на планёрке, знают что возможно их спросят и надо быть готовым дать достойный правильный ответ;

  • легко и позитивно вскрываются неглубокие знания сотрудников и им даётся задание устранить пробелы в сжатые сроки;

  • другие сотрудники тоже получают небольшой рост квалификации, слушая вопросы и ответы, касающиеся знаний нашего продукта, бизнес процессам и т.д.”

4. Зафиксировать все принятые решения

Что написано пером, то соответственно…Очень важно в конце совещания ещё раз озвучить принятые решения. В большинстве случаев окажется, что кто-то что-то упустил.
Следующее совещание должно начинаться с отчёта по выполненным задачам.

Если задачи записаны и понятны, после совещания все расходятся с чувством полной ясности, что должно быть сделано.

5. Сделать “домашнюю работу”

Время совещаний можно значительно сократить, если все будут приходить подготовленными. Подготовка должна включать отчёт по задачам и вопросы, которые планируется вынести на обсуждение. Важно, чтобы руководитель 1 раз озвучил это правило, а ещё лучше составить внутренний документ по подготовке к совещаниям и дать к нему доступ всем сотрудникам.

6. Проводить совещания стоя.

Многие совещания затягиваются просто потому, что все слишком комфортно сидят, откинувшись на спинку стула (кто-то даже рисует в блокноте или просматривает почту). Если предполагается, что совещание затянется на 2 часа, все невольно расслабляются. И не спешат говорить, думать, слушать… Если есть задача провести планёрку для координации работы команды — возможно стоить сделать это стоя?

7. Позаботиться об уровне энергии

Голодные участники совещания будут ощущать спад энергии, что приведёт к усталости и скуке.
Сотруднику: если вы знаете, что совещание может затянуться, позаботьтесь о себе и съешьте что-нибудь калорийное.
Руководитель, планируя длительное совещание, может поручить секретарю обеспечить присутствующим здоровые напитки и закуски, такие как вода, соки, фрукты сладости.

Продуктивные совещания помогут не тратить время, а значительно экономить его!
Желаю вам эффективных совещаний!

Как у вас в компании проводятся совещания и что вы могли бы хотели бы в них изменить?

Регистрация