руководитель недоволен

Посещаемость сотрудников — важность в наше время

«Who is absent today?» — Помните эту фразу со школы? Посещаемость сотрудников — важный вопрос не так физического присутствия подопечного, как его ответственности и эффективности. Согласны, что дисциплинированный человек, который придерживается внутреннего распорядка, так же будет выполнять профессиональные обязанности.

В погоне за 100% дисциплиной задайте вопрос: «Что вы хотите получить взамен?» Просиживание нужного времени или продуктивность? Комфортный, гибкий график или жесткий контроль присутствия? Любой из вариантов подразумевает мониторинг посещаемости сотрудников: время начала и окончания дня, опоздания или задержки после работы, — сбор полезной информации для повышения эффективности персонала.

Методы контроля посещаемости

К сожалению, рано или поздно каждый руководитель сталкивается с проблемой нарушения персоналом дисциплины.

Чтобы бороться с этим необходимо организовать контроль посещаемости сотрудников.

Но какой метод выбрать для организации контроля посещаемости?

Самыми распространенными являются:

  1. видеонаблюдение,
  2. биометрические системы (контроль по отпечатку пальца)
  3. программы учета времени за компьютером.

В последнее время все больше руководителей обращают свое внимание на последние и не без причин.

В отличие от камер видеонаблюдения (которые, кстати, сотрудники быстро натаскиваются обманывать), обработка данных программы учета не занимает много времени. А в сравнении с биометрической системой, программа ведет контроль не только посещаемости, но и всей работы сотрудников в офисе.

Чтобы понять как это происходит, необходимо понять, принцип работы программы учета рабочего времени.

Как контролировать посещаемость с помощью учета рабочего времени?

Руководитель устанавливает программу на компьютер себе и сотрудникам, работу которых хочет контролировать. По умолчанию программа автоматически запускается с включением компьютера и останавливает свою работу с его выключением.

Все это время она ведет мониторинг работы персонала: фиксирует начало и окончание работы, используемые программы и сайты, отсутствие активности за компьютером. Поэтому её удобно использовать для контроля работы офисных служащих, ведь они почти все свое время проводят за ним.

Контроль посещаемости — решение главных проблем:

1. Опоздания сотрудников

Одним из преимуществ программы учета рабочего времени является то, что она фиксирует не время прихода сотрудника на работу, а время начала его работы. Согласитесь, что это, как говорится, “две большие разницы”. Ведь некоторые сотрудники хоть и приходят вовремя, но еще минут 20-40 “настраиваются” на работу. Получается, что их рабочий день начинается с опозданием.

Поскольку программа запускается автоматически с включением компьютера, то именно это время будет отмечено в отчете системы как начало дня.

обзор дня в программе по контролю посещаемости
Нажмите, чтобы увеличить

Собрав информацию о начале дня и проанализировав её на наличие опозданий, система формирует отчет “Об опозданиях”.

отчет опозданий
Нажмите, чтобы увеличить

В нем вы наглядно видите кто и насколько опоздал. Данные отчета можно группировать по дням, неделям и месяцам.

2. Ранний уход с работы

Укажите в настройках время окончания рабочего дня и, если сотрудник закончит работу раньше, программа зафиксирует это и укажет в отчете “Ушел раньше положенного”.

отчет ушел раньше положенного
Нажмите, чтобы увеличить

3. Отсутствие на рабочем месте

Когда активность сотрудника за компьютером прекращается, программа начинает учитывать это время как оффлайн-активность. По возвращении сотрудника за рабочий стол, программа выдает запрос, в котором он должен указать причину своего отсутствия

офлайн запрос
Нажмите, чтобы увеличить

Сотрудник может прокомментировать причину, по которой отсутствовал.

комментарий офлайн активности
Нажмите, чтобы увеличить

Если причин отсутствия было несколько, время можно разбить на части.

разбить период на части
Нажмите, чтобы увеличить

 

Например, сотрудника не было 1 час: 20 минут он провел на совещании, 40 минут — обедал.

С помощью программы учета рабочего времени вы легко организуете контроль посещаемости сотрудников и всегда будете в курсе нарушения дисциплины.

У вас есть возможность использовать систему бесплатно 14 дней. Попробуйте и убедитесь в её эффективности.