Как обозначить временные рамки?

Дедлайн (с англ. “deadline” или “dead-line”) вначале своего существования обозначал линию, за которой заключенных ждала смерть в виде пули в спину. Сейчас смертельным исходом он не грозит (по крайней мере, редко) и связан с работой тихой и мирной — офисной. Хотя, в момент, когда дедлайн горит, кто рискнет назвать ее тихой, а тем более мирной?

Зачем нужны временные рамки?

Установленные сроки выполнения задания, называемые временными рамками или дедлайном ни желание руководителя, а надобность. Ее диктует потребность в планировании. Кроме того, у любой задачи должен присутствовать дедлайн. Иначе как сотрудник поймет, сколько времени у него для выполнения задачи? И как руководителю оценить — справляется человек со своими обязанностями или нет?

Правила эффективного дедлайна

Дедлайны срываются постоянно, поэтому планировать время нужно с особенной тщательностью. Вообще, эффективное планирование работы как руководителя, так и сотрудников подчиняется ряду правил.

#1. Срочность

Отводя большие сроки на решение задачи, вы даете себе время расслабиться. Не отодвигайте дедлайн, если вполне реально сделать работу быстрее.

#2. Личный подход

Дайте своим сотрудникам самостоятельно следить за продуктивностью. Контроль нужен лишь отчасти. Бывает, методы, используемые руководителем и отлично ему подходящие — совершенно не работают для программиста или маркетолога. Не потому, что они не понимают. А потому, что все мы — разные.

Попробуйте разные тактики: сосредотачивайтесь на дедлайне, полностью планируя всё рабочее время; практически игнорируйте дедлайн, полностью сосредотачиваясь на решении задачи, а не сроках работы; поделите работу на несколько этапов и обозначьте дедлайн каждого.

Только таким способом вы узнаете, что наиболее повысит продуктивность — вашу и ваших сотрудников.

#3. Реальность

Цели должны быть реальны. Если вы ставите большую задачу сотруднику — он растеряется. И даже если знает, как ее решить, будет откладывать до конца из-за нежелания браться за что-то настолько большое.

Лучше поделите большую задачу на более мелкие или пропишите в комментариях этапность работы.

Как вариант, можете провести сотрудникам мастер класс: тайм-менеджмент на предприятии не заканчивается на руководстве, он вполне может внедряться и использоваться на каждом рабочем месте.

#4. Осмысленность

Осознавайте то, что вы делаете. И осознавайте возможности свои и коллег. Поставить дедлайн — дело несложное: достаточно просто ткнуть пальцем в дату. Однако при такой постановке планирование вряд ли можно назвать эффективным.

При установке дедлайна учитывайте необходимое время для успешного выполнения задания, а также резерв 1-3 дня на случай непредвиденных обстоятельств.

Используя эти советы вы начнете ставить задачи лучшим образом, что позволит повысить продуктивность — вашу и ваших сотрудников. Для автоматизации процесса можно использовать специализированные программы, но в основном для обычной деятельности вполне хватает этих нескольких правил.

Register
Обсуждение закрыто.