Часть работодателей составляет должностные инструкции персонала, а часть считает их ненужным документом. О том, как прописать их так, чтобы они не пылились на полке и приносили пользу компании — расскажем в этой статье.
Что такое должностная инструкция?
Должностная инструкция — документ, который описывает функции, ответственность и требуемую квалификацию сотрудника. Она основана на объективной информации, полученной в результате анализа работы, понимании компетенций и навыков, необходимых для выполнения задач.
Инструкции персоналу также включают информацию об инструментах, оборудовании и коммуникации с коллегами. Эффективно разработанные процедуры — это инструменты, которые важны для успеха вашей организации, а плохо написанные — добавляют путаницу на рабочем месте.
Компании разрабатывают руководство с целью:
- разъяснить ожидания руководителя и сотрудника;
- создать основу для измерения эффективности работы;
- структурировать все рабочие места в компании и описать действия персонала;
- справедливо оценить труд и оплачивать его;
- предотвратить ошибочное толкование роли сотрудника;
- описать требования к персоналу;
- дисциплинировать сотрудников.
Правила составления должностной инструкции
Когда компании не используют инструкции действий персонала, то усложняют процесс сотрудничества. Описание работы определяет роль и ответственность человека. Без этого ему трудно занимать должность, особенно в крупных организациях. Ниже представлены несколько правил составления процедур так, чтобы они помогли синхронизировать ожидания руководителя и подопечного.
- Список функций должен состоять из 8-12 пунктов, иначе документ станет громоздким и неэффективным.
- Включать ссылки на руководство по эксплуатации, охране труда и технике безопасности.
- Обязанности с похожими характеристиками нужно группировать. Ведь количество полномочий влияет на степень ответственности, а также на исполнительные сроки и эффективность.
- Написание и переписывание должностных инструкций персонала — это хорошая возможность сформулировать и адаптировать роль под ситуацию. С этим поможет человек, который хорошо знает должность.
Инструкция для персонала при коронавирусе
Карантин перевернул мир труда с ног на голову. Работодателям пришлось быстро переводить персонал на «удаленку» и изменять правила игры. Функции сотрудников остались те же: бухгалтер не станет маркетологом из-за того, что начал работать дома. Изменения коснулись условий и места выполнения должностных обязанностей, порядка контроля и отчетности. Особенности изменений в должностные инструкции персонала предприятия на время карантина описаны на картинке.
Шаблон должностной инструкции
Раздел «Обязанности» — самый сложный, с него и начнем. Чтобы качественно прописать зону ответственности сотрудника выполните несколько пунктов:
- В случайном порядке пропишите все, что должен выполнять подопечный: продавать, заполнять отчеты, привлекать новых клиентов, и тд.
- Ниже опишите процессы, в которых он будет задействован: планирование, мониторинг, управление, коммуникация, анализ.
- Затем объедините два первых пункта и сформируйте 8-15 наборов ключевых обязанностей.
- Расставьте их по порядку, начиная с самого важного.
- Попросите кого-нибудь, кто знает или хорошо выполняет работу, проверить ваш список и внести соответствующие изменения.
- Убедитесь, что все в списке важное и достижимое.
Инструкция действий персонала создана для того, чтобы описывать шаги на пути в цели, а не саму цель. Поэтому, пишем «общаться с клиентами и презентовать продукт» вместо «выполнить месячный план по продажам — ХХХ тыс. долларов». Также, уберите функцию делать «все, что скажет менеджер». Несправедливо перекладывать такую ответственность на сотрудника.
Когда раздел «Обязанности» готов, составляйте процедуры по шаблону:
- Название должности;
- Описание компании, структура и местоположения сотрудника на оргсхеме;
- Цели должности;
- Обязанности (8-15 пунктов);
- Отчетность;
- Ответственность сотрудника;
- Области, на которые распространяется ответственность;
- Дополнительно: полезные ссылки, опыт предыдущих сотрудников на этой должности, материалы для учебы, схемы взаимодействия с менеджерами и другими сотрудника.
Пример должностной инструкции
Здесь показан сокращенный вариант должностной инструкции персонала. Чтобы читатель увидел общую картину, а потом использовал ее в работе:
- Руководитель отдела продаж
- Подразделение маркетинга, отдел продаж.
- Планирование и проведение мероприятий по продажам, развивать и поддерживать продажи продукта в соответствии с согласованными бизнес-планами.
- Обязанности:
— Поддерживать и развивать базу данных клиентов и потенциальных клиентов;
— Разрабатывать идеи прямых продаж во всех секторах рынка;
— Отвечать на запросы о продажах;
— Поддерживать существующих и новых клиентов;
— Взаимодействовать с внутренним персоналом, занимающимся продажей продукта;
— Мониторить и отчитываются за деятельность;
— Проводить исследование рынка, конкурентов и опросов клиентов;
— Поддерживать и сообщать о пригодности оборудования и программного обеспечения для осуществления продаж;
— Посещать встречи, необходимыми для выполнения обязанностей и содействия развитию бизнеса и организации;
— Посещать обучение и развивать соответствующие знания и навыки. - Еженедельная отчетность.
- Ответственность за количество продаж, качество и своевременность подачи отчетов, следование стратегии развития компании.
- Область ответственности: персонал отдела продаж и общение с клиентами.
- Взаимодействие с руководителем осуществляется путем подачи еженедельного отчета.
Как вести должностные инструкции?
Их изменяет руководитель или сам сотрудник. Разрешите персоналу дополнять их процедурами, учебными материалами, записывать типичные ошибки на должности и инструменты для работы. Этот документ не должен пылится на полке.
Недостаток должностных инструкций персонала в том, что они устаревают в быстро меняющейся, ориентированной на клиента рабочей среде. Если вы будете регулярно менять ее, дополнять — она станет планом работы, а не еще одной бестолковой бумажкой.
