Для начала попытаемся представить мир без контроля. Когда нет правил, а если и есть, никого не волнует их выполнение; когда каждый сам за себя; когда никому ни до чего нет дела; когда “всё как то само образуется” и “как-нибудь будет!”. Представили? Вот как мы видим этот мир:

Мир без контроля = мир хаоса. Отсутствие контроля на предприятии гарантирует:

• невыполнение задач;
• игнорирование дедлайнов;
• халатное отношение к клиентам;
• нарушения дисциплины;
• бардак в офисе.

И это не полный список. Думаю, в том, нужен ли контроль вообще мы разобрались. Теперь определимся с его функциями.

Для чего вам нужен контроль

Контроль персонала подразумевает контроль выполнения и качества выполненных задач. Они, в свою очередь, зависят от:

• ответственности персонала;
• продуктивности сотрудников;
• нарушений дисциплины.

Наличие внешнего фактора контроля способствует повышению продуктивности сотрудников, и дает им осведомление о том, что они работают над чем-то важным.

Негативная сторона контроля

Увы и ах! У контроля есть свои негативные стороны и именно они провоцируют вопрос “нужен ли контроль вообще?”.

• недовольство со стороны сотрудников;
• массовое увольнение;
• трудности с наймом персонала;
• временные затраты.

Усиленный и/или скрытый контроль персонала, компьютерный шпионаж, установка скрытых камер без ведома сотрудников влечет за собой не только постоянные конфликты с работниками, но и возможный штраф.

Как контролировать персонал правильно

Существует несколько способов контролировать работу персонала, не вызывая при этом недовольства. При этом, следует придерживаться некоторых правил:

• внедрение системы контроля должно проходить постепенно;
• сотрудники должны быть осведомлены о новой системе контроля;
• сотрудники должны быть проконсультированы, как именно вести себя при такой системе.

Способ 1. Устный контроль

Самый простой — и самый слабый! — способ контролировать сотрудников — контролировать их с помощью устных указаний. Способ подразумевает собой назначение задач и контроль продвижения их выполнения в формате диалога.

• Ты знаешь, что сегодня тебе надо сделать то-то?
• А ты уже сделал это?
• Когда будет готово вот это?

Такой способ имеет место быть, но желательно его использовать как дополнение к другим способам, так как устная речь воспринимается не так хорошо и имеет свойство забываться. То есть, никто не гарантирует, что сотрудник, в результате, не скажет: “Вы мне такого не говорили” и “Я не помню, чтобы такое обещал”.

Способ 2. Обязательная отчетность

Моя подруга работает на фирме, где обязательным требованием является составление списка сделанной работы с указанием времени начала и окончания ее выполнения.

Такие действия сотрудники могут совершать при помощи Google Docs Excel или заполнять табель проделанной работы за день.

Единственный минус: это крайне неудобно. Сотрудники тратят до часа в день на заполнение подобной документации. Кроме того, ручная работа не застрахована от механических ошибок: сотрудник может неправильно указать время, или забыть об одной из задач.

Способ 3. Видеонаблюдение в офисе

Установка камер в офисе — неплохой способ следить за работой персонала. Вы будете знать, когда они приходят на работу, когда уходят, и как ведут себя на рабочем месте. А камеры со звукозаписью позволят эффективно мониторить работу отдела продаж: вы будете отчетливо слышать, как сотрудники говорят, не хамят ли клиентам.

Однако, если необходимо контролировать работу персонала за компьютером — камеры здесь не помогут.

Способ 4. Запись звонков

Этот способ подходит только для контроля сотрудников отдела продаж, администраторов отелей или ресторанов, сотрудников службы поддержки — тех, чья работа непосредственно связана с общением с клиентами по телефону. Благодаря записи звонков руководитель сможет узнать, придерживается ли сотрудники составленного скрипта, как разговаривают с клиентом. А персонал, в свою очередь, сможет самостоятельно прослушивать и анализировать свои звонки и звонки коллег.

Способ 5. Программа учета времени и задач

Подходящий способ контроля сотрудников, работающих за компьютером. В большинстве случаев, программы для контроля задач и программы для учета времени работают отдельно. Их можно настроить как в явном (рекомендовано), так и скрытом режиме. Но можно поискать альтернативу. Например, наша Yaware.Timetracker работает сразу на два поля, позволяя вести учет рабочего времени, фиксировать использованные задачи, учитывать оффлайн-активности, создавать и контролировать проекты и задачи в одном кабинете.

Такой способ главное правильно вводить в использование. Следует заранее подготовить коллектив, провести инструктаж, пояснить причины и плюсы использования.

Мы рекомендуем правильно оценить, какой и предложенных способов будет эффективнее именно для вашей деятельности, ли совместить несколько способов и использовать их для разных отделов. В любом случае, решать именно вам, ведь только вы знаете свой бизнес достаточно хорошо, чтобы сразу понять: это — ваше.