мужчина объясняет суть проекта

Каждый проект требует утверждения: начиная от бюджета и заканчивая творческим контентом и графикой. Проблема в том, что часто процесс рассмотрения задерживает проект. Список утверждающих лиц обычно состоит из нескольких человек. Получить одобрение от этих людей все равно как заставить их пойти вырвать зуб — они слишком заняты, чтобы делать это прямо сейчас. Но если ваш проект застрял на этом этапе, это может привести к его срыву.

Что делать руководителю?

1. Создайте стандартизированный план согласований
Пропишите в политике компании, какие запросы подвергаются процедуре утверждения.
Стандартизированный план согласований даст четкое понимание того, какой проект в чьем одобрении нуждается на той или иной стадии.

2. Определите кто утверждает проект
Обход любого из лиц, принимающих решение, может привести к повторной работе, нарушению сроков, превышению бюджета.

Определите кто должен согласовывать тот или иной проект. Составьте четкий список. Это гарантирует, что никто не будет забыт.

Что делать исполнителю?

1. Обеспечьте прозрачность проекта
В современном мире сложно управлять ресурсами. Они часто разделяются между проектами, командами, ведомствами, а иногда даже странами.

Поэтому, многие руководители и старшие менеджеры, которым необходимо утвердить конкретные шаги в проекте, не владеют полной информацией. Они не всегда знают, есть ли достаточное количество нужных ресурсов на проект. При недостатке информации о текущих рабочих нагрузках, приоритетах им не хватает ясности для немедленного утверждения проекта.

Когда визирующее лицо видит расписание о необходимом количестве ресурсов в конкретное время, утвердить проект становится легче.

2. Определите конечный срок каждого этапа
Часто, когда вы думаете, что закончили с каким-либо этапом проекта, кто-то налетает со значительными изменениями, которые заставляют пустить его на рассмотрение по новому кругу.

У вас два варианта: либо вы ждете, пока каждый утверждающий рассмотрит проект и вернет вам его. Либо вы сами устанавливаете крайний срок, после которого внесение поправок уже невозможно.

Начиная проект, определите время, когда он переходит от одного утверждающего лица к другому и проинформируйте их об этом.

Оптимизировав процесс согласования проектов, вы сможете быстро их утверждать и переходить к этапу внедрения.

А для повышения эффективности управления проектами, воспользуйтесь системой Yaware.TimeTracker.

Регистрация