7 вопросов о продуктивности сотрудников, которые волнуют руководителей

Вы когда-нибудь сомневались в добросовестности своих сотрудников? Речь идет не о низкой квалификации или отсутствии знаний и навыков. Дело в том, как часто в вашей голове возникает вопрос: «Действительно ли они сейчас заняты рабочими вопросами?»

Он логичен. Персонал движет ваш бизнес, от его продуктивности зависит доход и развитие компании. Поэтому, вы хотите определять уровень вовлеченности в процесс без жесткого контроля.

Но, установка камер и слежка за каждым шагом персонала могут не сработать. Наоборот приведут к снижению мотивации и нарушению личных границ. Если вы нацелены на построение доверительных и прозрачных отношений, подходите к вопросу с другой стороны. Сейчас с этим помогают системы учета рабочего времени. Трекеры предоставляют необходимую информацию о работе и продуктивности, как офисных так и удаленных сотрудников.

Как определить, работает сотрудник или нет?

Можно заходит в кабинет и проверять. Можно звонить по телефону, чтобы в очередной раз спросить, чем сейчас занимается сотрудник. Недостаток этих вариантов в том, что они делают из вас микроменеджера. Мы же предлагаем более современные методы:

• Планерки
  Ежедневные мини-собрания помогают поддерживать коммуникацию с персоналом. За эти 20-30 минут вы освежите в памяти запланированные задачи и обсудите ответственность за них. Этим вы зададите рабочее настроение на весь день.
• KPI
  Нет такой компании, в которой невозможно выставить ключевые показатели. Иногда требуется больше времени и опыта для их определения, но это того стоит. Чем раньше вы начнете измерять работу сотрудников, тем проще будет доказать, что сотрудник не работал в компании.
• Планирование и отчетность
  Каждый должен понимать свою роль в компании. С этим помогут планы на год/квартал/месяц/неделю. Потом разбейте их на ежедневные задачи для каждого сотрудника и добейтесь отчетности. Это поможет сотрудникам самостоятельно анализировать свою деятельность и вовремя устранять недоработки.
• Программы учета рабочего времени
  Рекомендуем установить их на каждый компьютер. Они записывают деятельность персонала:
  1) Работу с программами и сайтами;
  2) Количество отработанного времени;
  3) Анализируют продуктивность;
  4) Фиксируют начало и окончание рабочего дня.

То есть, чтобы доказать, что сотрудник не работал в компании, достаточно зайти в личный кабинет и посмотреть статистику работы.

Как заставить сотрудников работать?

Приказами и строгой дисциплиной вы ничего не добьетесь. Предлагаем использовать метод пряника — показать сотрудникам статистику их работы. Иногда, они сами не догадываются о том, что крадет их время. Они не замечают, что зайдя в социальные сети, зависают там не полчаса. Ваша задача помочь им научится ценить свое время и бороться с факторами отвлечения. То есть, сначала вы устанавливаете программу учета рабочего времени — этот факт уже дисциплинирует команду, а потом открываете им доступ к личной статистике. Минус в том, что теперь будет сложно заставить сотрудника работать сверхурочно. Повысив свою продуктивность, он будет успевать выполнять все задачи в течение рабочего дня и не согласится на переработки.

Как работать с проблемными сотрудниками?

Вот мы и плавно подошли к тому, что все предложенные способы оказались неэффективными. Сотрудник не хочет работать и точка. Ни планерки, ни определение KPI не помогли — Yaware.TimeTracker фиксирует снижение продуктивности (и вы сами это замечаете). Что делать?

1. Поговорите тет-а-тет
   Если же понимаете, что есть какая-то причина того, что раньше сотрудник приносил пользу, а сейчас — нет. Выясните причину.
2. Доказательства
   Придите на встречу со скриншотами с программы, покажите показатели личной статистики и позицию в рейтинге. Подчеркните ценность сотрудника и спросите о причинах снижения продуктивности.
3. Индивидуальный план
   Бывает, что человек идет на контакт. Он хочет работать, но ему мешают личные дела, нет мотивации или он профессионально выгорел. С этим поможет индивидуальный план реанимации. Туда можно включить незапланированный отпуск, стратегию обучения, коучинг… То есть все то, что поможет проблемному сотруднику вернутся в строй.
4. Дедлайны
   Не уходите со встречи без конкретики. Если речь идет о повышении квалификации, то сколько она будет длиться? Если перевод на другую должность, то кто закроет эту? Определите четкие сроки исправления ситуации.

Как уволить проблемного сотрудника?

Вроде все просто, как 2+2 — нет результатов, нет сотрудничества. Но, на практике бывает, что подопечный просит о поблажках, об отсрочке дедлайнов и вспоминает о том, что у него маленькие дети и нужно зарабатывать. Иногда, угрожает и манипулирует. Что делать?

• Поймите, что он занимает чужое место.
• Вы оплачиваете труд некомпетентного человека.
• Возможно в другой компании, он сможет реализовать свой потенциал.
• Для роста и развития, каждый должен занимать свое место.

Если вам нужно уволить проблемного сотрудника мягко и без конфликтов, сделайте это с помощью этих 4 важных шагов.

Законность использования систем учета рабочего времени сотрудников

Если руководитель заинтересован в развитии бизнеса, то он положительно смотрит на вопрос мониторинга работы персонала. У сотрудников эти системы чаще всего ассоциируются со слежкой и нарушением личных границ. Если вы решили установить программу учета рабочего времени, то должны знать, что это не противоречит трудовому законодательству.

Сотрудники правы в том, что никто не может работать 8 часов подряд без отвлечения. Поэтому, мы рекомендуем подходить к вопросу контроля со здравым смыслом:

• не записывать личные переписки;
• вести открытый мониторинг;
• не требовать 100% продуктивности;
• постепенно внедрять систему и все моменты обсуждать с персоналом.

Трудовой кодекс гласит, что сотрудники должны выполнять свои обязанности и придерживаться внутреннего распорядка. Если компания обеспечивает персонал необходимым оборудованием, то она имеет право знать, в каких целях используется его имущество.

Поэтому, и работодатель, и сотрудник должны идти на определенные компромиссы для обеспечения максимальной эффективности использования рабочего времени.

Как обмануть системы учета рабочего времени?

Yaware.TimeTracker трудно обмануть. Конечно, сотрудник может попросить кого-то кликать по клавиатуре или двигать мышкой, пока его нет на рабочем месте, но тогда руководитель увидит длительную активность в одном окне. Согласитесь, что невозможно работать 4 часа подряд в одной вкладке, даже если это ваш основной рабочий документ. Также, функция скриншотов экрана покажет, что за те 4 часа таблица Excel осталась нетронутой.

В программе можно активировать как мониторинг сайтов, так и подстраниц. Если маркетолог проводит много времени в Facebook, это его продуктивный ресурс, — то работодатель увидит, если он проводит время в новостной ленте, а не в рекламном кабинете.

Если у подопечного возникает желание обмануть системы учета рабочего времени, то сотрудничество с таким человеком теряет свой смысл. Трекеры разработаны для анализа своей статистики. Эти системы не панацея от всех проблем, а дополнительный инструмент для организации как офисной, так и удаленной работы. Ведь, если сотрудник хочет работать, он будет работать с Yaware или без.