Про значимость и важность контроля задач говорилось уже не раз. Так что, наверное, эту статью мы полностью посвятим исключительно понятию систематизации.
Систематизация — организация определенных элементов в единую понятную систему. Одним из примеров систематизации смело можно назвать классификацию — распределение элементов по каким-либо принципам. Кроме того, важная часть систематизации — формирование причинно-следственных связей, вычленение главных единиц, что дает возможность разглядывать каждый элемент как отдельную часть системы.
Зачем нужна систематизация задач?
Обычно ни одно предприятие не заканчивается одной задачей. Обычно их десятки. На большом предприятии — сотни. На огромном — тысячи. Все они, возможно, пересекаются; у них разные или одни и те же исполнители; у них схожее или совершенно различное время исполнения и так далее. К тому же, обычно задачи редко существуют по отдельности — они являются частью чего-то большего. Проекта, отдельной цели предприятия или его функциональной части.
Как говорилось в других статьях, недостаток контроля выполнения может существенно влиять на результат работы всего предприятия. А как проконтролировать такую кучу заданий?
Что делать?
Систематизация задач может проходить по таким пунктам:
- предназначенность к проекту;
- исполнитель;
- крайний срок исполнения (дедлайн).
Предназначенность к проекту.
Задачи редко бывают сами по себе. Они — дополнение к существующему на предприятии проекте.
Например, предприятие-разработчик программного обеспечения работает над тремя проектами: для интернет-магазина, магазина автозапчастей и производственного склада местного завода. Программистов на предприятии пятеро. У каждого есть задачи по разным проектам, в зависимости от их профессиональных умений. Что им необходимо сделать, чтобы не запутаться?
Ответ прост — систематизация. Наипростейшим способом будет обозначение задач, их маркировка в соответствии каждому проекту. То есть, если задания отдаются в устной форме — сотруднику придется самостоятельно ее записать и обозначить как ему удобно: цветом, надписью и т.д. Если задача делегируются в виде письменного указания — руководитель должен в соответствующей строке вписать к какому проекту она относится.
Исполнитель.
У каждой задачи есть свой исполнитель — человек, который отвечает за результат ее решения. Контроль работы исполнителя, по сути, и является контролем над задачей.
Возьмем тот же пример с программистами. Руководителю нужно знать, какие задачи поставлены каждому из них на данный момент. Так как они занимаются всеми существующими проектами одновременно, ни один проект нельзя присвоит какому-нибудь конкретному сотруднику. Как определить все его задачи?
Она же, систематизация. Именно поэтому делегирование задач через письменные указания намного эффективнее. В этом случае руководитель создает два экземпляра — один отдает сотруднику, один оставляет себе. И тогда у него на руках все поставленные конкретному человеку задачи.
Крайний срок (дедлайн)
Конечная дата получения нужного результата — важная часть задачи. Каждая задача должна быть выполнена вовремя, иначе компании грозит состояние застоя.
Пример тот же. Проект для складского предприятия — срочный, его демо-версию нужно закончить до конца недели. Следовательно, все задачи, связаны с настройкой демо-версии этого проекта — приоритетны и у всех дедлайн в пятницу. Но кроме настройки демо некоторые программисты продолжают выполнять задачи для основной версии. Как выделить “горящие” задачи?
Придется пошуршать бумагой и отделить задачи с временной отметкой. Надеюсь, руководитель фирмы указал дедлайн? Ведь если он не прописан — придется опрашивать сотрудников. И нужно помнить — они тоже люди, а людям свойственно забывать. Всегда указывайте дедлайн, назначая задачу.
Можно проще?
Некоторым наши рекомендации покажутся устарелыми или слишком время и бумагозатратными. Полностью согласны. Мы тоже через все это прошли, начиная от бумажных хлопот и заканчивая недоработанными онлайн-программами. Именно поэтому, однажды осознав трудность систематизации этими способами, мы разработали свой, собственный.
Программа Yaware.TimeTracker
Это программа учета и фиксации времени работы сотрудников. Сперва она предназначалась для контроля персонала, но мы пересмотрели потребительские (и свои) нужды. Кроме персонала был еще один важный элемент, нуждающийся в контроле — задачи.
Так появился TaskTracker
Функционал TaskTracker предназначен для создания, руководства и контроля проектов и задач. Он оснащен инструментами редактирования и автоматического подсчета ряда показателей:
- фактического времени, потраченного на задачу;
- стоимости проектов и задач;
- прибыльности/убыточности предприятия.
Новый функционал позволяет фильтровать задачи за исполнителями, дедлайном, этапом работы, приоритетностью. Задачи присваиваются отдельному проекту.
Система отчетов обеспечивает информацией о затратах на решение задачи (временных и денежных), затраченном на решение времени. К тому же, рассчитывается реально затраченное время. То есть, из 8 рабочих часов вычитаются нарушения дисциплины — опоздания, личные разговоры/переписки во время работы и т.п.
TaskTracker позволяет быстро и легко систематизировать все задачи на вашем предприятии без временных и бумажных затрат. Мы создавали ее для себя. Но теперь готовы охотно поделиться и с вами.
